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In Zeiten schlechter Zahlungsmoral können offene Rechnungen zur Existenzgefährdung für ein Unternehmen werden. Doch wie geht man gegen säumige Schuldner vor und wie lassen sich ausstehende Geldforderungen effektiv eintreiben?

Fälligkeit der Forderung

Die Mahnung ist immer empfehlenswert, wenn der Kunde nicht fristgerecht innerhalb des angegebenen Zahlungszieles seine Rechnung begleicht. Das Zahlungsziel sollte bereits in der Rechung bzw. im Lieferschein formuliert sein, zum Beispiel „Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzug fällig innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Rechnung“. Welches Zahlungsziel angemessen ist, richtet sich nach dem Umfang der erbrachten Leistung.

Je nachdem welches Zahlungsziel bestimmt ist, wird die Forderung dann fällig. Die Fälligkeit ist Grundvoraussetzung für eine wirksame Mahnung. Es ist aber auch möglich, die Mahnung gleichzeitig mit Eintritt der Fälligkeit vorzunehmen, zum Beispiel bei Geschäften „auf Abruf“. Bei einigen speziellen Vertragsformen bestehen besondere Fälligkeitsregeln, wie etwa beim Werk- oder Dienstleistungsvertrag. Der Werkvertrag setzt gemäß § 271 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) die Abnahme des Werkes voraus. Hiernach ist die Zahlung sofort fällig, wenn die vertragliche Leistung erbracht wurde. Damit ist der Hinweis „Rechnungsbetrag sofort fällig“ beim Werkvertrag überflüssig.

Verzug des Schuldners

Auch bei sofortiger Fälligkeit ist die Mahnung sinnvoll. Denn sie ist – neben einem Verschulden – eine wichtige Voraussetzung, damit der Schuldner in Verzug kommt (§ 286 BGB). Nur dann muss er den Verzugsschaden ersetzen, wie etwa Zinsen. Der Zinssatz beträgt 5 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 BGB), nach erfolgter Mahnung. Eine Ausnahme gilt für Kaufleute: Sie können Zinsen auch ohne Mahnung geltend machen. Sind sowohl Gläubiger als auch Schuldner Kaufleute, besteht außerdem ein erhöhter Zinssatz von 8 Prozentpunkten. Tipp: Nicht erstattungsfähig sind die Kosten für die Erstmahnung, wohl aber die Kosten für die Zweitmahnung. Nach der ersten Mahnung werden auch die Kosten für einen Rechtsanwalt ersetzt.

Verzug auch ohne Mahnung

Bei einer Geldforderung kommt der Schuldner unabhängig von einer Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen seit Fälligkeit und Rechnungszugang den offenen Betrag begleicht (§ 286 Abs. 3 BGB). Die Frist beginnt nach oder bei Fälligkeit, wenn die Rechnung dem Schuldner zugeht. Liegt der Zugang der Rechnung zeitlich vor dem Eintritt der Fälligkeit, beginnt die Frist mit Eintritt der Fälligkeit. Zugunsten von Verbrauchern (also Privatpersonen, § 13 BGB) greift eine Sonderregel: Für sie gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn sie in der Rechnung oder Zahlungsaufforderung speziell auf die Rechtsfolgen hingewiesen wurden.

Es gibt noch weitere Fälle, in denen eine Mahnung entbehrlich ist. Dies ist etwa der Fall, wenn der Schuldner zuvor eindeutig die Zahlung angekündigt und dann trotzdem nicht geleistet (sog. Selbstmahnung) hat oder bei einer ernsthaften und endgültigen Zahlungsverweigerung, wobei für letztere allerdings bloße Meinungsverschiedenheiten über den Vertragsinhalt oder geäußerte Zweifel an der Rechnung nicht ausreichen.

Mahnschreiben und Zugang

Für die Mahnung sieht das Gesetz zwar nicht zwingend die Schriftform vor. Allerdings sollte man sicherheitshalber die Mahnung schriftlich vornehmen und ein Mahnschreiben (auch: Mahnbrief) verfassen. So kann man im Streitfall beweisen, dass eine Mahnung erfolgt ist. Für den Zugangsbeweis ist ein Einschreiben mit Rückschein ratsam. Das Mahnschreiben als Mahnung zu titulieren, ist nicht notwendig. Es muss aber in jedem Fall klar erkennbar sein, dass man nun sein Geld will. Dies kann bei einer Zahlungsaufforderung und sogar bei einer entsprechenden Zahlungserinnerung der Fall sein. Die Mahnung kann auch bereits in der Rechnung erfolgen, etwa mit der Formulierung „Wir bitten um sofortige Zahlung“.

Außerdem sollte der Schuldner mit Namen oder Firmennamen eindeutig benannt sein und das Schreiben Datum, Rechnungs- oder Lieferscheinnummer und das Fälligkeitsdatum enthalten.

Vorsicht bei Verjährung

Oftmals wird davon ausgegangen, die Mahnung verhindere den Eintritt der Verjährung. Doch dies ist ein folgenreicher Irrtum. Eine Unterbrechung der Verjährung tritt – abgesehen von Schuldanerkenntnis und Klageerhebung – nur im sogenannten gerichtlichen Mahnverfahren ein, also wenn der Erlass eines Mahnbescheids beantragt wird.

Das gerichtliche Mahnverfahren kann jede Privatperson beim Amtsgericht einleiten, auch ohne Anwalt. Für die Zahlungsklage ist nur ein einziges Mahnschreiben erforderlich - das weitläufige Gerücht, es seien drei Mahnungen notwendig, stimmt also nicht.

Reagiert der Schuldner auf die Zustellung des Mahnbescheides nicht innerhalb von vier Wochen, stattet ihm der Gerichtsvollzieher zur Vollstreckung einen Besuch ab.

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